Implementasi E-Goverment Dalam Aspek Kepegawaian

Dalam beberapa kesempatan pertemuan pada kegiatan Workshop/Raker/ Rakor maupun Sosialisasi bidang kepegawaian kepada seluruh aparatur yang menangani kepegawaian baik di BKN, Kantor Regional BKN, maupun BKD Provinsi dan Kabupaten/Kota, Kepala BKN, Bima Haria Wibisana selalu menekankan implementasi e-government dalam seluruh aspek kepegawaian. Pengarahan Kepala BKN pada Rakor Pengawasan dan Pengendalian Bidang Kepegawaian dengan para Inspektur dan Kepala BKD Wilayah Kerja Kantor Regional VII BKN Palembang (Provinsi Palembang, Bengkulu, Jambi, dan Bangka Belitung) di Aula Bappeda Provinsi Bengkulu tanggal 28 Juli 2016, menyampaikan bahwa banyak hal yang dapat dilakukan dengan pemanfaatan Informasi Teknologi (IT), salah satunya dapat memangkas bisnis proses didalam pelaksanaan pekerjaan dan memberikan pelayanan yang baik pada masyarakat.

Pemanfaatan CAT BKN pada proses rekruitmen CPNS merupakan salah satu contoh pemanfaatan IT, dan hingga saat ini, tidak ada pengaduan, bahkan masyarakat puas dan percaya dengan sistem ini. Hal ini menandakan selain sebagai suatu sistem informasi juga sekaligus dapat sebagai suatu alat akuntabilitas. “Dan saat ini, pelaksanaan reformasi birokrasi ditekankan pada percepatan implementasi e-goverment di seluruh aspek kegiatan pemerintahan. Beberapa contoh yang lain dari pemanfaatan IT di bidang kepegawaian antara lain adalah Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), Assessment Center (AC), e-PUPNS, e-Kinerja, Computer Assisted Test (CAT) dan Whistleblowing system.

Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) adalah aplikasi yang digunakan dalam berbagai proses layanan kepegawaian seperti penetapan NIP, pencetakan surat keputusan pengangkatan CPNS, pemberian nota persetujuan/ pertimbangan teknis kenaikan pangkat, penetapan dan pencetakan surat keputusan pemberhentian dengan hak pensiun dan updating data mutasi. Latar belakang munculnya aplikasi ini, karena belum terintegrasinya data PNS satu sama lain dan sering mengakibatkan terjadinya duplikasi data yang kemudian menyebabkan inefisiensi dalam penanganan masalah kepegawaian. Menyikapi hal tersebut, BKN mengembangkan SAPK online yang menggunakan satu basis data PNS.

Fasilitas akses SAPK disediakan untuk seluruh BKD Provinsi dan Kabupaten/Kota ataupun Biro Kepegawaian di Instansi Pusat. Bagi  instansi yang sudah teregister di BKN akan diberikan kode akses yaitu user-id dan password, sehingga dapat mengakses database kepegawaian yang ada di BKN. Aplikasi ini, pada umumnya sering dipergunakan BKD pada saat proses pengajuan kenaikan pangkat pegawai pada periode bulan April dan periode bulan Oktober setiap tahun, dimana data-data pegawai yang bersangkutan di input terlebih dahulu ke dalam SAPK secara online. BKN hanya memberikan kode akses yaitu user-id dan password kepada pegawai BKD yang menangani masalah mutasi pegawai. Assessment Center (AC) atau Pusat Penilaian Kompetensi PNS (Civil Servant Assessment Center) adalah suatu metode untuk memprediksi perilaku melalui beberapa simulasi oleh beberapa penilai untuk mengukur kemampuan seseorang dalam menangani tanggung jawab di massa mendatang dengan menggunakan kriteria kesuksesan dalam jabatan tersebut. AC ini, didirikan mengingat sumber daya manusia merupakan asset utama dan mempunyai peran yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Oleh karena itu, selain perlu peningkatan integritas, perlu juga dilakuakan upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan baik potensi maupun kompetensi setiap personil dalam menghadapi tantangan dimasa yang akan datang.

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh melalui metode assessment center antara lain; Pertama, bagi organisasi: mendapatkan calon pejabat sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan, dapat mengembangkan potensi personilnya secara terus menerus sehingga didapatkan kinerja yang lebih baik, dapat dipergunakan untuk mendiagnosa kebutuhan pelatihan dan pengembangan bagi organisasi. Kedua, bagi Pegawai: dapat bekerja pada posisi atau tempat yang sesuai dengan kompetensinya, dapat mengoptimalkan potensi diri serta dapat mengetahui kebutuhan pengembangan dirinya berdasarkan feedback yang diterimanya. Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara elektronik yang selanjutnya disingkat e-PUPNS adalah proses pendataan ulang PNS melalui sistem teknologi informasi yang meliputi tahap pemutakhiran data oleh setiap PNS, serta validasi dan verifikasi data secara menyeluruh oleh instansi pusat/instansi daerah sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.

Selanjutnya, e-PUPNS yang baru saja dilakukan oleh setiap PNS tanpa terkecuali. Setiap PNS wajib melakukan pendataan ulang yang dimulai tanggal 1 September 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015. Kemudian, dengan beberapa pertimbangan serta persyaratan, bagi PNS yang belum mendaftar/registrasi PUPNS, BKN memberikan batas waktu sampai dengan tanggal 31 Januari 2016. PNS yang melakukan pendaftaran/registrasi susulan e-PUPNS 2015 harus dengan surat pengantar dari Kepala BKD kepada Kepala BKN beserta alasan tidak melakukan e-PUPNS. Melalui e-PUPNS, setiap PNS diberikan user-id dan password untuk login ke e-PUPNS, dan selanjutnya diberikan akses masuk ke dalam database PNS. Dan PNS diberikan kewenangan untuk mengisi dan melengkapi serta merubah datanya, dan data yang berubah akan diverifikasi oleh verifikator secara berjenjang sesuai tingkat kewenangannya. Akhirnya, akan diperoleh database personil PNS yang update dan valid. Selain itu, ada yang namanya E-Kinerja. Ini merupakan salah satu aplikasi pemanfaatan IT yang digunakan untuk memberikan apresiasi dan pengakuan atas kinerja pegawai dalam mewujudkan pelaksanaan merit system melalui e-kinerja. Dengan adanya aplikasi e-kinerja, diharapkan adanya kepastian bagi para pegawai yang menunjukkan kinerja baik dengan mendapatkan apresiasi yang baik pula. Demikian juga sebaliknya, bagi pegawai dengan kinerja buruk mendapatkan imbalan sesuai dengan apa yang ia lakukan. Hal itu disampaikan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara, Bima Haria Wibisana saat membuka Bimbingan Teknis (Bimtek) Sistem e-kinerja ASN di Ruang Multimedia, lantai 12, Gedung II BKN, Senin (24/8).

Aplikasi ini, diterapkan untuk memperbaiki dan mengontrol kinerja pegawai, karena pegawai wajib memiliki target dalam bekerja per hari. Pekerjaan harian pegawai merupakan implementasi nyata dari Sasaran Kerja Pegawai (SKP). Kaitan antara SKP dengan pelaksanaan target kerja harian pegawai sangat erat. Sebelum pegawai melaksanakan pekerjaan harian yang akan direncanakan dalam satu tahun, maka pegawai terlebih dahulu membuat SKP berupa formulir SKP. Uraian kegiatan tugas jabatan pegawai tercantum dalam SKP ini, dapat dikatakan sebagai kontrak kerja setahun antara pegawai yang dinilai dengan atasan langsung (pejabat penilai). Setiap pekerjaan harian pegawai ditulis dalam Aplikasi Harian e-Kinerja sesuai dengan tugas jabatan. Dengan demikian apa yang dikerjakan pegawai setiap hari akan dihitung sebagai kinerja yang bersangkutan sepanjang pekerjaan harian yang dilaksanakan sesuai dengan tugas jabatan. Bagi pekerjaan/tugas lain atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan yang bersangkutan, dan tidak ada dalam SKP yang telah ditetapkan, maka tugas tersebut dituangkan ke dalam kolom tugas tambahan, tentunya nilai capaian SKP-nya berbeda. Ada pula yang namanya Computer Assisted Test (CAT), yaitu salah satu sistem pemanfaatan IT yang digunakan oleh BKN dalam menjalankan tugas untuk pelaksanaan seleksi (rekrutmen) CPNS. Sistem rekrutmen model CAT ini, menggunakan pendekatan computeraise. Artinya, sistem seleksi ASN (CPNS) akan menjalankan tes seleksi dengan menggunakan komputer secara langsung dan hasil penilaian melalui grade-nya bisa dilihat pada saat itu juga.

Metode ini, digunakan untuk meminimalisir dan mencegah terjadinya praktek-praktek KKN dalam seleksi Pegawai ASN khususnya dalam seleksi CPNS, sehingga betul-betul dapat menghasilkan CPNS yang kompeten. Sosok PNS masa depan yang diharapkan adalah PNS yang profesional, punya daya saing, dan kompeten dalam menjalankan tugas pekerjaannya. Artinya, PNS yang lebih berkualitas dalam pemberian pelayanan publik (Memahami Arti Computer Assisted Test CPNS, Wedius Virkiyan, S.Sos - Humas BKD Prov Babel : 2014 ). Disamping aplikasi seperti disebutkan di atas, ada lagi yang namanya Aplikasi Whistleblowing System (WBS). Aplikasi ini, menggunakan istilah Whistle blower, sesuai dengan maksud dan tujuan pemanfaatannya. Istilah peniup peluit (whistle-blower) pertama kali digunakan kepada pegawai pemerintah yang menyampaikan pengaduan ke publik (go public) tentang adanya korupsi atau salah kelola pada lembaga pemerintah. Saat ini, pengertian peniup peluit telah digunakan secara meluas, peniup peluit juga digunakan dalam hubungan dengan aktivitas yang serupa yang terjadi pada sektor swasta (Peran "Whistle-Blower" Dalam Pemberantasan Korupsi, Badan Pendidikan dan Pelatihan Kemenkeu, 23-12-2013). Dalam pengertian lain, Whistle blower adalah istilah bagi karyawan, mantan karyawan atau pekerja, anggota dari suatu institusi atau organisasi yang melaporkan suatu tindakan yang dianggap melanggar ketentuan kepada pihak yang berwenang. Secara umum segala tindakan yang melanggar ketentuan berarti melanggar hukum, aturan dan persyaratan yang menjadi ancaman pihak publik atau kepentingan publik. Termasuk di dalamnya korupsi, pelanggaran atas keselamatan kerja, dan masih banyak lagi (wikipedia).

Whistle blower seperti yang dikemukakan KPK, adalah seseorang yang melaporkan perbuatan yang berindikasi tindak pidana korupsi yang terjadi di dalam organisasi tempat dia bekerja, dan dia memiliki akses informasi yang memadai atas terjadinya indikasi tindak pidana korupsi tersebut. Dari beberapa pengertian di atas, secara substansi bahwa Whistle blower adalah suatu tindakan untuk mengadukan atau melaporkan atas suatu tindakan yang terindikasi adanya penyelewengan terhadap suatu peraturan. Sementara, Aplikasi WBS BKN RI adalah aplikasi pengelolaan pengaduan dan pelaporan yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk melaporkan dugaan adanya pelanggaran atau ketidakpuasan terhadap pelayanan yang diberikan oleh pejabat/pegawai BKN-RI, terhadap proses kepegawaian yang terjadi di suatu instansi di daerah maupun pusat. Bagi pelapor, kerahasiaan indentitas diri pelapor dijamin oleh BKN. Untuk menghindari adanya pelaporan yang tidak beralasan, maka bagi pelapor ada kewajiban yang harus dipenuhi untuk mengikuti seluruh aturan dalam melakukan pelaporan. Laporan yang tidak sesuai dengan aturan tidak akan diproses untuk ditindak lanjuti. Aplikasi WBS BKN dapat diakses pada http://wbs.bkn.go.id. Demikian beberapa contoh pemanfaatan IT di bidang kepegawaian, meskipun beberapa contoh pemanfaatan IT yang lain tidak dicantumkan dalam artikel ini, bukan berarti kurang penting untuk ditampilkan. Akan tetapi, dari semua aplikasi dibidang kepegawaian ini, dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tak kalah pentingnya juga bahwa seluruh proses pelaksanaan pekerjaan bidang kepegawaian menjunjung obyektifitas, transparansi dan akuntabel.

Penulis: 
Azami Anwar, S.Sos., M.Si
Sumber: 
BKPSDMD

Artikel

27/01/2017 | Wuri Handayani, S.Psi
22/12/2016 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Pertama Pada BKD Pro
21/12/2016 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Pertama pada BKD Pro
27/01/2017 | Muhammad Erisco Nurrahman
27/01/2017 | Muhammad Erisco Nurrahman