PENTINGNYA VALIDITAS ANALISIS JABATAN (Translate)

Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan pelayan publik yang memberikan pelayanan kepada  masyarakat. PNS dituntut untuk bekerja secara professional, jujur dan melayani masyarakat dengan baik. Dengan telah dikeluarkannya Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5 Tahun 2014, semakin menuntut kita untuk bekerja secara profesional dan selalu meningkatkan kompetensi. Dalam pengertiannya, PNS adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku ( Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974). Pegawai Negeri Sipil  diangkat dalam pangkat dan jabatan. Hal ini berarti bahwa PNS telah memiliki jabatan yang jelas, sehingga memudahkan untuk pelaksanaan tugasnya. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi.

 

Untuk dapat menjalankan jabatan secara profesional dan menghasilkan kinerja yang optimal, salah satu cara yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan jabatan adalah melalui Analisis Jabatan. Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data jabatan menjadi informasi jabatan. Melalui Analisis Jabatan inilah akan diperoleh informasi jabatan yang nantinya akan menjadi panduan dalam melaksanakan uraian tugas jabatan dan sejauh mana syarat jabatan sudah dipenuhi oleh pemangku jabatan. Dalam pelaksanaan Analisis Jabatan, tidak terlepas dari tugas pokok dan fungsi organisasi yang tercakup dalam struktur dan visi misi organisasi. Struktur organisasi inilah yang akan diuraikan tugas pokok dan fungsinya menjadi jabatan-jabatan yang akan dirumuskan yang menjadi perpanjangan tangan untuk pencapaian tugas pokok dan fungsi organisasi.

 

Analisis Jabatan  akan menghasilkan informasi mengenai jabatan berupa uraian jabatan dan syarat jabatan. Pertama, dalam uraian jabatan akan menggambarkan posisi jabatan didalam struktur organisasi. Tugas jabatan diuraikan dengan jelas disertai dengan tahapan dari masing-masing uraian tugas. Dari uraian tugas inilah, ditentukan bahan kerja dan perangkat/alat kerja yang akan digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas  yang kemudian akan memberikan hasil kerja. Dari uraian jabatan ini juga ditentukan wewenang dan tanggung jawab dari jabatan tersebut, yang merupakan hak pemegang jabatan dalam mengambil keputusan terkait dengan jabatan dan tanggung jawab yang melekat pada jabatan tersebut. Korelasi dengan jabatan lain dari jabatan yang dianalisis harus dijelaskan, sehingga pemangku jabatan mengetahui dengan pihak mana saja pemangku jabatan akan berhubungan dalam konteks pelaksanaan tugas. Kondisi lingkungan kerja juga menjelaskan dimana lingkungan kerja adalah keadaan tempat bekerja yang merupakan konsekuensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan. Kemudian juga dilaksanakan analisis mengenai keadaan resiko bahaya, yaitu apakah ada kemungkinan bahaya yang akan dihadapi oleh pemegang jabatan terkait dengan pelaksanaan tugasnya, seperti lingkungan pekerjaan, penanganan bahan, proses yang dilakukan, penggunaan perangkat kerja, hubungan jabatan dan penangan produk yang diberikan.

 

Kedua, analisis jabatan akan menghasilkan informasi jabatan berupa syarat jabatan. Syarat jabatan adalah hal yang harus dipenuhi pada saat PNS menduduki suatu jabatan baik itu jabatan struktural maupun jabatan fungsional. Hal ini dimaksudkan agar SDM dan kompetensi yang dipersyaratkan dalam suatu jabatan dapat terpenuhi, sehingga dalam pelaksanaan tugas jabatan dapat menghasilkan kinerja yang optimal. Adapun syarat jabatan antara lain Pangkat dan Golongan Ruang, Pendidikan, Kursus/Diklat, Pengalaman Kerja, Pengetahuan Kerja, Keterampilan Kerja, Bakat Kerja, Temperamen Kerja, Minat Kerja, Upaya Fisik, Kondisi fisik dan fungsi pekerja. Contoh, untuk menduduki jabatan sebagai operator komputer, PNS harus minimal memiliki Pangkat/Golongan Ruang II b, kemudian pendidikan minimal SLTA, tidak dipersyaratkan diklat penjenjangan, pernah mengikuti kursus komputer, memiliki pengalaman 1 (satu) tahun di bidang pengetikan, memiliki pengetahuan tentang program-program komputer, memiliki keterampilan mengetik, keterampilan mencetak file dan seterusnya sampai dengan fungsi pekerja. Semua data jabatan yang sudah diolah menjadi informasi jabatan berupa uraian jabatan dan syarat jabatan kemudian dituangkan didalam formulir informasi jabatan.

 

Jika kita melihat dari hasil Analisis Jabatan, banyak manfaat yang bisa diperoleh antara lain digunakan dasar untuk perencanaan pegawai, rekrutmen dan seleksi, perencanaan karier, pengangkatan dalam jabatan, penilaian kinerja, remunerasi dan pengusulan diklat sebagai salah satu pilihan untuk pengembangan kompetensi pegawai. Ini berarti untuk pemangku jabatan baik itu jabatan struktural maupun jabatan fungsional sudah memenuhi syarat yang sudah tercakup dalam hasil analisis jabatan. Pemegang jabatan pun harus meningkatkan kompetensi, tidak hanya sekedar melaksanakan tugas, pokok dan fungsi, tetapi juga menciptakan program-program untuk kepentingan masyarakat sesuai dengan visi dan misi organisasi dan pelayanan kepada publik akan semakin baik. Sehingga anggapan “PNS bekerja santai” tidak ada lagi.

 

Selain itu, dalam perencanaan pegawai juga harus berdasarkan kebutuhan yang tergambar dalam analisis jabatan dan analisis beban kerja. Hal ini juga dijelaskan dalam Undang-Undang Aparatur Sipil Negara Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 56 ayat 1 bahwa setiap instansi pemerintah wajib menyusun jumlah kebutuhan dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. Dengan dasar analisis jabatan yang valid dan akurat, maka akan memudahkan organisasi apabila di dalam organisasi memerlukan pegawai yang sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan. Oleh karena itu, analisis jabatan tidak boleh dilakukan asal-asalan, karena hal ini akan berdampak pada validitas analisis jabatan itu sendiri. Sehingga pemegang jabatan pun tidak berkompeten dalam melaksanakan tugas jabatannya.

 

Apabila semua organisasi melaksanakan analisis jabatan dengan valid dan akurat, kemudian hasil analisis jabatan ini dimanfaatkan dengan sebaik mungkin mulai dari perencanaan pegawai, penempatan pegawai, perencanaan karier (pertimbangan pelaksanaan mutasi dan promosi sesuai dengan uraian dan syarat jabatan), dan lain sebagainya, maka pencapaian visi dan misi organisasi dalam instansi pemerintah khususnya Pemerintah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dapat berjalan baik. Dengan dasar analisis jabatan yang valid dan akurat akan menciptakan PNS yang bersumber daya, memiliki kompetensi dan tidak lagi ada kebingungan dalam melaksanakan tugas jabatannya, karena sudah memiliki standar rumusan uraian jabatan. Kemudian, sasaran program percepatan Reformasi Birokrasi berupa  penataan struktur organisasi, penataan jumlah dan distribusi PNS pun akan berjalan baik pula. Penempatan pegawai pun akan sesuai dengan syarat jabatan yang sudah dipersyaratkan. Semoga dengan analisis jabatan yang valid dan akurat ini, akan memaksimalkan kinerja/performance Pegawai Negeri Sipil. Amin....

 

 

IMPORTANCE OF VALIDITY ANALYSIS OF POSITION

Civil Servants (PNS) is a public servant who provide services to the community. Civil servants are required to work in a professional, honest and serve the community well. With the issuance of Law on State Civil Apparatus No. 5 of 2014, increasingly requires us to work professionally and always improve competence. In a sense, PNS is every citizen of the Republic of Indonesia who have qualified defined, appointed by the competent authority and entrusted with tasks in an office of the country, or entrusted with the task of other countries and paid based on applicable legislation (Act No. 43 of 1999 on amendments to Law No. 8 of 1974). Civil Servants raised in rank and position. This means that civil servants have had a clear position, making it easier for the execution of their duties. Position is the position that indicates the duties, responsibilities, authority and rights of a Civil Servant in an organizational unit.

To be able to run in a professional position and produce optimum performance, one of the ways that can be used to describe the position is through the Job Analysis. Job analysis is the process of collecting, recording, processing and compilation of data into information the post office. Through analysis of this position will be obtained position information which will be a guide in performing the job description position and extent of the terms of office have been fulfilled by office holders. In the implementation of the Job Analysis, can not be separated from the main tasks and functions of the organization are included in the structure of the organization's mission and vision. The organizational structure is what will be described duties and functions into positions that will be formulated that become an extension to the achievement of the basic tasks and functions of the organization.

Position analysis will generate information regarding positions in the form of job descriptions and terms of office. First, the position description will describe positions within the organizational structure. The task of clearly defined positions along with each stage of the job description. From the description of this task, specified materials and devices work / work tools that will be used to support the implementation of the tasks which will then provide the work. From this position description also determined the authority and responsibility of the job, which is the right of the incumbent to take decisions related to the position and the responsibilities attached to the position. Correlation with other positions of the positions being analyzed must be explained, so that the office holders know with any party office holders will be associated in the context of the implementation of the task. Working conditions also explain where the working environment is a condition of employment which is a consequence of the presence of the incumbent in carrying out the duties of office. Then also carried out an analysis of the state of the risk of danger, that is, whether there is a possible danger that would be faced by incumbents associated with the implementation of its tasks, such as work environment, materials handling, process is done, the use of work equipment, the relationship of office and handling a given product.

Second, job analysis will generate position information in the form of terms of office. Terms of office are things that must be met at the time of civil servants occupying a position either structural or functional positions. This meant that the human resources and competencies required in an office can be met, so that in the discharge position can produce optimum performance. The terms of office among others rank and Group Space, Education, Courses / Training, Work Experience, Knowledge Work, Vocational, Talent Work, Work Temperament, Interests Work, Effort Physical, physical condition and function of workers. For example, for a post as a computer operator, civil servants must have at least Rank / Class Room II b, then education at least high school, is not required training hierarchy, had attended a computer course, have experience of one (1) year in the areas of typing, had knowledge of the program -Program computer, have typing skills, skills printing files and so on until the workers function. All data position that has been processed into position information in the form of job descriptions and terms of office is then poured in the form of office information.

If we look at the results of Job Analysis, many benefits can be obtained, among others, used the basis for employee planning, recruitment and selection, career planning, in-service appointment, performance assessment, remuneration and nomination training as one option for the development of employee competence. This means that for the office holders both structural and functional positions already qualified which is included in the results of job analysis. Incumbent must improve the competence, not just carry out their roles, responsibilities and functions, but also create programs for the benefit of society in accordance with the vision and mission of the organization and service to the public, the better. So the notion "civil work casual" does not exist anymore.

In addition, planning should also be based on the needs of employees are reflected in job analysis and workload analysis. It is also described in the Law on State Civil Apparatus No. 5 2014 of Article 56 paragraph 1 that every government institution shall draw up the required amount and type of positions of civil servants based on job analysis and workload analysis. On the basis of job analysis are valid and accurate, it will facilitate the organization if the organization requires an employee in accordance with the required competence. Therefore, the job analysis should not be done carelessly, because this will affect the validity of the analysis of the post itself. So that the incumbent was not competent in carrying out his duties.

If all organizations carrying out job analysis with valid and accurate, then the results of job analysis is used in the best possible start planning employees, staffing, career planning (consideration of the implementation of the transfer and promotion in accordance with the description and terms of office), and so forth, then the achievement vision and mission of the organization in government agencies, especially the Government of Bangka Belitung Province can work well. On the basis of the analysis of valid and accurate position will create PNS resourceful, competent and no longer exists confusion in carrying out his duties, because it already has a standard formulation of the position description. Then, the target acceleration program Reforms in the form of structuring the organization, structuring and distribution of the number of civil servants will go well too. Staffing will be in accordance with the terms of office that is already required. Hopefully with a valid job analysis and accurate, will maximize the performance / performance Civil Servants. Amen ...

Penulis: 
Wuri Handayani, S.Psi
Sumber: 
BKPSDMD

Artikel

27/01/2017 | Wuri Handayani, S.Psi
22/12/2016 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Pertama Pada BKD Pro
21/12/2016 | Wawan Setiawan, S.Si - Pranata Komputer Pertama pada BKD Pro
27/01/2017 | Muhammad Erisco Nurrahman
27/01/2017 | Muhammad Erisco Nurrahman